itsdave HR

Start / Für die HR-Administration

HR-Administration im Tagesbetrieb

Für HR-Administrator:innen · die wiederkehrenden Aufgaben

Als HR-Administration pflegst du die Stammdaten und hältst den Betrieb am Laufen. Diese Anleitung deckt die tägliche Routine ab. Das einmalige Einrichten (Benutzer, Arbeitszeitmodelle) findest du in den verlinkten Anleitungen am Ende.

1. Mitarbeitende verwalten

Unter Stammdaten → Mitarbeiter verwaltest du alle Personalstammsätze: suchen (Name, Personalnummer, E-Mail), nach Status filtern (Aktiv/…), bestehende Mitarbeitende öffnen und Daten aktualisieren. Über + Neuer Mitarbeiter legst du neue an.

Mitarbeiter-Liste
Mitarbeiter-Stammdaten: suchen, nach Status und Team filtern, öffnen, neu anlegen.
Komplette Schritt-für-Schritt-Anleitung inkl. Login und Rollen: Benutzer anlegen.
Auszubildende: Setz am Mitarbeiter das Feld „Auszubildende:r" (Stammdaten → Mitarbeiter, Abschnitt „Ausbildung") — dann kannst du die Berufsschultage fürs ganze Lehrjahr in einem Schritt planen (Ferien & Feiertage automatisch ausgespart): Berufsschul-Plan.
Austrittsdatum = letzter Arbeitstag. Wer z. B. am 15.09. austritt, kann am 15.09. noch stempeln (auch die Nachtschicht in den Folgetag hinein) und steht ab dem Tag danach auf „Ausgetreten". Wer beim Austritt noch eingestempelt ist, bleibt am Terminal sichtbar, bis ausgestempelt wurde.
„Ohne Soll geführt" (Abschnitt Beschäftigung): Für Aushilfen ohne Arbeitszeitmodell, die nach geleisteten Stunden bezahlt werden. Mit dem Schalter zeigen Konto, Dashboard und Stundenzettel „Geleistete Stunden" und nach Auszahlungen „Offene Stunden" statt eines Plus/Minus-Saldos, und die nächtliche Prüfung meldet für diese Person kein fehlendes Modell mehr. Das Konto bucht unverändert weiter — Schalter aus, und der Saldo ist sofort wieder da.
Mitarbeiter-Formular, Abschnitt Beschäftigung mit dem Schalter Ohne Soll geführt
Abschnitt „Beschäftigung" im Mitarbeiter-Formular: Eintritts-/Austrittsdatum, Team, Standort, der Schalter „Ohne Soll geführt (Aushilfe)" und darunter Feiertagsregion und Arbeitszeitmodell.

2. Urlaubskontingente pflegen

Unter Stammdaten → Kontingente siehst du pro Mitarbeiter:in und Jahr den Anspruch: Gesamt, Verbraucht, Rest, Verfallsdatum. Hier passt du den Jahresanspruch an, trägst Übertrag aus dem Vorjahr ein oder legst über + Neues Kontingent ein neues an.

Abwesenheitskontingente
Kontingente: Anspruch, Übertrag, Genommen, Rest und Verfallsdatum pro Person, Typ und Jahr.

Die Übersicht zeigt jede Person mit Name · Personalnummer (auch nach Namen durchsuchbar) und die volle Aufschlüsselung Anspruch · Übertrag · Genommen · Rest — so ist transparent, wie sich der Rest ergibt (z. B. Anspruch 30 + Übertrag 5 − genommen 0,5 = 34,5). Mitarbeitende sehen ihren Resturlaub mit derselben Aufschlüsselung auf Abwesenheit.

Hinweis: Bei der Genehmigung eines Urlaubsantrags wird das Kontingent automatisch verbucht — ein fehlendes Kontingent legt das System mit dem Standard-Jahresanspruch der Abwesenheitsart an.

Mitten im Jahr starten? Trag bei „Gesamt" einfach die für dieses Jahr noch übrigen Urlaubstage ein (bereits genommene Tage also schon abgezogen). Ein automatischer Übertrag ins Folgejahr und ein Verfallsdatum sind derzeit noch nicht aktiv — beim Jahreswechsel legst du das neue Kontingent von Hand an (geplantes Feature; Wünsche dazu gern an uns). Das Feld „Übertrag aus Vorjahr" und ein Verfallsdatum lassen sich pro Kontingent bereits erfassen, werden aber noch nicht automatisch fortgeschrieben.

3. Zentrale Genehmigungen

Anträge, die nicht von einer Führungskraft bearbeitet werden, kannst du als Administration zentral entscheiden — über denselben Posteingang wie die Manager (Team → Team-Anträge): Abwesenheiten und Korrekturen genehmigen oder mit Begründung ablehnen.

Du kannst Abwesenheiten auch direkt buchen, ohne dass die Person einen Antrag stellt: Team → Person → Abwesenheit buchen (Art, Zeitraum, Begründung). Die Buchung ist sofort genehmigt und wird protokolliert (wer/wann). Praktisch z. B. für telefonisch gemeldeten Urlaub oder nachträglich erfasste Krankheitstage.

Anträge zentral bearbeiten
Posteingang für Anträge — genehmigen oder ablehnen, gefiltert nach Art.

Selbstkorrektur freischalten (optional)

Um Genehmigungen für kleine, offensichtliche Zeitkorrekturen zu sparen, kannst du Mitarbeitenden erlauben, eigene Korrekturen innerhalb eines Zeitfensters selbst anzuwenden — ohne Genehmigungsweg. Jede Selbstkorrektur bleibt vollständig protokolliert (Prüfprotokoll: „Selbstkorrektur"). Die Freischaltung ist eine Kaskade in drei Stufen — standardmäßig ist alles aus:

  1. Global einschalten: Einstellungen → Selbstkorrektur zulassen, dazu das Zeitfenster in Kalendertagen (Standard 7, inkl. heute). Ohne diesen Schalter ist Selbstkorrektur nirgends aktiv.
  2. Pro Team (optional): im Team/Abteilung den Schalter Selbstkorrektur für dieses Team setzen — gilt für alle Mitglieder, deren Mitarbeiter-Einstellung auf Erben steht.
  3. Pro Person (optional): im Mitarbeiter-Formular Selbstkorrektur = Erben (folgt dem Team), Erlaubt (immer an, unabhängig vom Team) oder Gesperrt (nie).
Was bleibt immer bei der Genehmigung? Bereits abgerechnete (festgeschriebene) Tage und Korrekturen außerhalb des Zeitfensters gehen weiterhin den normalen Antragsweg — auch bei freigeschalteter Selbstkorrektur.

4. Stammdaten gepflegt halten

Im Bereich Stammdaten pflegst du bei Bedarf die Grundlagen, auf denen alles aufbaut:

BereichWofür
Teams & StandorteOrganisation, Zuordnung von Mitarbeitenden, Feiertagsregion je Standort
AbwesenheitsartenUrlaub, Krankheit, Sonderurlaub … mit ihren Regeln
Schichttypen & -musterVorlagen und wiederkehrende Dienstpläne
Arbeitszeitmodelle & ZuweisungenWochenstunden, Verteilung, Pausen — pro Mitarbeiter:in zugewiesen. Stundenwerte sind frei (z. B. 7,8 h). Samstag/Sonntag tragen genau dann Soll, wenn eine Verteilungszeile dafür existiert; der Schalter „Wochenendarbeit erlaubt" steuert nur den ArbZG-Hinweis bei Wochenendarbeit, nie das Soll.
Feiertagsregionen & -listenFeiertage je Region (für den automatischen Soll-Abzug)
PausenregelnPflichtpausen und automatischer Abzug (auf die vorgeschriebene Dauer gekappt). Mitarbeitende, die wirklich durchgearbeitet haben, heben den Abzug per Korrektur „Durchgearbeitet" selbst auf — protokolliert. Werden Pausen im Betrieb gewährt, aber grundsätzlich nicht gestempelt, setzt der Schalter „Automatisch abgezogene Pause gilt als gewährt" die Pausenprüfung auf die Werte nach Abzug — der Hinweis „Pause fehlt" entfällt dann, solange der Abzug die Pflichtpause deckt (bewusste, dokumentierte Arbeitgeber-Entscheidung; bereits bewertete Tage werden auf Anfrage neu bewertet).
Nachrichten-KategorienKategorien fürs interne Nachrichtensystem (Farbe + Icon), z. B. Allgemein, Wichtig, Sicherheit, Termine
Pausenregel ArbZG Standard mit Abzugsmodus und Schalter Automatisch abgezogene Pause gilt als gewährt
Pausenregel „ArbZG Standard": Schwellen und Mindestdauern, automatischer Abzug im Modus „Gekappt", darunter der Schalter „Automatisch abgezogene Pause gilt als gewährt" und die Modus-Historie ab Datum.
Arbeitszeitmodelle Schritt für Schritt (mit zwei Beispielen): Arbeitszeitmodelle anlegen.
Lückencheck „Modell-Lücken": Unter Team → Modell-Lücken siehst du auf einen Blick, wer kein wirksames Arbeitszeitmodell hat — sowohl Mitarbeitende ohne aktive Zuweisung als auch einzelne Tage mit Stempelung, aber ohne Modell. Solche Tage zählen mit Soll 0 und melden fälschlich „Pause fehlt". Typische Ursache: neue Mitarbeitende ohne Zuweisung. Hier gegensteuern, dann ist die Liste leer.

5. Internes Nachrichtensystem verwalten

Mit Nachrichten erreichen Mitteilungen den ganzen Betrieb, einzelne Teams oder einzelne Personen — inklusive Nachweis, wer wann gelesen und bestätigt hat (auch am Stempel-Terminal, dort per PIN). Als HR-Administration steuerst du fünf Dinge:

  1. Senderechte: Standard offen, bei Bedarf reglementieren

    Standardmäßig darf jede:r an alle senden. Soll eine Person nur eingeschränkt senden dürfen, aktiviere im Mitarbeiter-Formular unter Nachrichtenversand die Option „Nachrichtenversand reglementieren" und pflege die Listen Erlaubte Teams und Erlaubte Mitarbeiter. Firmenweite Nachrichten sind für reglementierte Personen gesperrt; Mitglieder erlaubter Teams dürfen auch einzeln angeschrieben werden.

    Abschnitt Nachrichtenversand im Mitarbeiter-Formular
    Im Mitarbeiter-Formular: Reglementierung aktivieren und erlaubte Teams/Personen wählen. Das Formular „Neue Nachricht" zeigt dieser Person danach nur noch die freigegebenen Ziele.

  2. Terminal-Anzeige

    Ob offene Nachrichten nach dem Stempeln am Terminal erscheinen, steuert der globale Schalter Einstellungen → Terminal → „Nachrichten am Terminal anzeigen" (Standard: an) — pro Terminal überschreibbar im Terminal-Formular („Nachrichten anzeigen": Globale Einstellung / Anzeigen / Ausblenden). Details: Terminal-Anleitung.

  3. E-Mail-Vorlage

    Nachrichten können (pro Nachricht zuschaltbar) zusätzlich per E-Mail angekündigt werden. Die Vorlage für Betreff und Text pflegst du unter Einstellungen → Nachrichten; Platzhalter wie {{ title }}, {{ sender_name }} oder {{ link }} werden beim Versand ersetzt. Voraussetzung ist ein eingerichtetes Ausgangs-E-Mail-Konto; Empfänger ohne hinterlegte E-Mail-Adresse werden übersprungen.

    Einstellungen, Reiter Nachrichten mit E-Mail-Vorlage
    Einstellungen → Nachrichten: Betreff- und Text-Vorlage mit Platzhaltern — einmal formuliert, gilt sie für alle E-Mail-Benachrichtigungen.

  4. Bild-Anhänge

    Unter Einstellungen → Nachrichten → Bild-Anhänge legst du fest, ob Bilder erlaubt sind (Standard: ja), wie viele pro Nachricht und wie groß je Bild. Anhänge sind private Dateien: Sie sind nur für die Empfänger der Nachricht, den Absender und die HR-Administration abrufbar — die Berechtigung hängt an der Nachricht selbst, nicht an der Datei. Beim Hochladen werden die Bilder verkleinert und von Standortdaten (EXIF/GPS) befreit. Sobald die erste Person eine Nachricht bestätigt hat, lassen sich ihre Anhänge nicht mehr ändern.

    Einstellungen, Abschnitt Bild-Anhänge
    Bild-Anhänge: an/aus, Anzahl je Nachricht und maximale Größe je Bild.

  5. Reaktionen (im Standard ausgeschaltet)

    Empfänger können auf Nachrichten mit einem Emoji und — je nach Modus — mit einer kurzen Antwort reagieren. Unter Einstellungen → Nachrichten → Reaktionen wählst du Aus, Nur Emoji oder Emoji + Kurztext und pflegst die erlaubten Emojis. Zusätzlich entscheidet jede:r Absender pro Nachricht, ob Reaktionen erlaubt sind.

    Eine Reaktion zählt nie als Bestätigung — sie setzt nur „gesehen". Absender und HR-Administration können einzelne Reaktionen entfernen; das wird im Audit-Trail protokolliert.

    Einstellungen, Abschnitt Reaktionen
    Reaktionen: Modus, erlaubte Emojis und Maximallänge der Kurzantwort.
Datenschutz: Den individuellen Lesestatus (wer hat wann gesehen/bestätigt) sehen nur der jeweilige Absender und die HR-Administration — bewusst nicht der Betriebsrat und nicht andere Mitarbeitende.
Vor dem Einschalten von Reaktionen: Betriebsrat informieren. Anders als der Lesestatus sind Reaktionen für alle Empfänger namentlich sichtbar. Wer auf eine firmenweite Mitteilung mit „❓" reagiert, tut das vor der ganzen Belegschaft. Das ist gewollt — aber es ist eine mitbestimmungsrelevante Änderung, deshalb wird die Funktion ausgeschaltet ausgeliefert.

6. Auswertungen & Stundenzettel

Stundenzettel und Konten stehen pro Mitarbeiter:in als PDF bereit (Bereich „Konto"). Mitarbeitende laden ihr eigenes PDF selbst; Führungskräfte und HR ziehen das PDF eines Teammitglieds direkt über Team → Person → Übersicht → Stundenzettel als PDF (Monat/Jahr wählen). Für Abrechnungen und Sammel-Auswertungen gibt es Stammdaten → Abrechnungen sowie die Compliance-Berichte. (Details und gesetzliche Auswertungen behandeln wir in einer eigenen Anleitung.)

Für den Betriebsalltag gibt es außerdem drei Listen mit PDF- und Excel-Export unter Team: die Tagesübersicht (wer war an Tag X im Einsatz, mit Beginn/Ende/Pause/Gesamt je Person), die Monatsübersicht (Einsatztage, Stunden und Abwesenheitstage je Abteilung) und die Geburtstagsliste — beschrieben in der Manager-Anleitung.

Stundenzettel ohne Arbeitszeitmodell: Für Personen ohne Modell im Zeitraum urteilt das PDF nicht („Soll: —"), sondern zeigt neutral die geleisteten Stunden; mit dem Schalter „Ohne Soll geführt" zusätzlich die offenen Stunden nach Auszahlungen. Bei nur teilweiser Modell-Abdeckung steht das als Fußnote dabei.
Grenzwochen im Monats-Stundenzettel: Bei Wochen-Soll-Modellen bucht das volle Wochen-Soll am Sonntag. Eine Woche, die über die Monatsgrenze läuft, wird deshalb im Zettel als Brücke ausgewiesen („KW 31 (27.07.–02.08.): Wochen-Soll 20 h am 02.08. gebucht, davon 12 h für Tage vor dem 01.08.") — so ist erklärt, warum die Konto-Veränderung des Monats vom Soll/Ist der Tabelle abweichen kann. Das Konto selbst ist in beiden Monaten zusammen korrekt.
Stempelzeiten im Stundenzettel: Standardmäßig zeigt der Monats-Stundenzettel je Tag die gestempelten Arbeitszeiten als Unterzeile (z. B. 05:45–12:30 · 16:30–20:30) — das macht Ist-Stunden und Pausenabzug nachvollziehbar. Wer ein schlankes PDF nur mit Tagessummen möchte, schaltet das unter Einstellungen → Stundenzettel → „Stempelzeiten im PDF anzeigen" ab.
ArbZG-Hinweise im Stundenzettel: Hinweise wie „Pause fehlt" stehen je Tag in der Spalte „Bemerkung". Unter Einstellungen → Stundenzettel → „ArbZG-Hinweise im PDF" wählst du, was zusätzlich am Ende steht: Kompakt (Standard, nur die Anzahl der Tage), Ausführlich (Liste aller Hinweise) oder Aus (keine Hinweise im PDF, spart bei Ausdrucken oft ein Blatt). Im Compliance-Report und in der Tagesansicht bleiben die Verstöße in jedem Fall sichtbar.
Einstellungen, Reiter Stundenzettel
Einstellungen → Stundenzettel: Stempelzeiten im PDF an/aus und die Auswahl „ArbZG-Hinweise im PDF" (Kompakt / Ausführlich / Aus).
Wochen-Soll-Modell im Stundenzettel: Bei flexiblen Arbeitstagen läuft das Soll pro Woche. Im PDF steht dann oben je Tag nur das Ist (Spalte „Soll" mit „—"), darunter die Tabelle Wochen-Soll mit Soll/Ist/Saldo je Kalenderwoche. Krankheits-, Urlaubs- und Feiertage reduzieren das Wochen-Soll um ein Tagesäquivalent (ein halber Tag um einen halben) — maßgeblich sind die Arbeitstage: ein Feiertag auf einem arbeitsfreien Wochenende mindert ein Mo–Fr-Wochensoll nicht. Der Monats-Stundenzettel rechnet taggenau: er enthält alle den Monat berührenden Wochen; eine Woche über die Monatsgrenze ist „(anteilig)" markiert und zählt nur mit ihren Tagen im Monat — so passt die Monatssumme für die Abrechnung.
Modellwechsel im Monat: Wechselt ein:e Mitarbeiter:in mitten im Monat das Arbeitszeitmodell (z. B. Azubi → Vollzeit), zeigt der Stundenzettel beide Modelle mit ihrem Zeitraum im Kopf und rechnet jede Hälfte korrekt — Tage im „Soll je Wochentag"-Teil mit Tagessoll, Tage im „Wochen-Soll"-Teil über die Wochenzeilen.
Datums- & Zeitformat: Wie Datum und Uhrzeit im Portal angezeigt werden (z. B. TT.MM.JJJJ und 24-Stunden-Anzeige), folgt den System‑Einstellungen → Datumsformat / Zeitformat — unabhängig von der Sprache des Browsers. Einmal zentral gesetzt, gilt es für alle Mitarbeitenden.

Einrichtung (einmalig)

👤

Benutzer anlegen

Login + Rolle + Mitarbeiter-Datensatz verbinden.

Öffnen →
🕗

Arbeitszeitmodelle

Vollzeit-Automatik und flexibles Teilzeitmodell einrichten.

Öffnen →
📟

Stempel-Terminal (Tablet)

Terminal einrichten, Tablet koppeln, PIN-/Personalnummer-Bedienung sowie Statistik- und E-Mail-Report-Optionen.

Öffnen →