Start / Für die HR-Administration
HR-Administration im Tagesbetrieb
Für HR-Administrator:innen · die wiederkehrenden Aufgaben
1. Mitarbeitende verwalten
Unter Stammdaten → Mitarbeiter verwaltest du alle Personalstammsätze: suchen (Name, Personalnummer, E-Mail), nach Status filtern (Aktiv/…), bestehende Mitarbeitende öffnen und Daten aktualisieren. Über + Neuer Mitarbeiter legst du neue an.
2. Urlaubskontingente pflegen
Unter Stammdaten → Kontingente siehst du pro Mitarbeiter:in und Jahr den Anspruch: Gesamt, Verbraucht, Rest, Verfallsdatum. Hier passt du den Jahresanspruch an, trägst Übertrag aus dem Vorjahr ein oder legst über + Neues Kontingent ein neues an.
Hinweis: Bei der Genehmigung eines Urlaubsantrags wird das Kontingent automatisch verbucht — ein fehlendes Kontingent legt das System mit dem Standard-Jahresanspruch der Abwesenheitsart an.
3. Zentrale Genehmigungen
Anträge, die nicht von einer Führungskraft bearbeitet werden, kannst du als Administration zentral entscheiden — über denselben Posteingang wie die Manager (Team → Team-Anträge): Abwesenheiten und Korrekturen genehmigen oder mit Begründung ablehnen.
4. Stammdaten gepflegt halten
Im Bereich Stammdaten pflegst du bei Bedarf die Grundlagen, auf denen alles aufbaut:
| Bereich | Wofür |
|---|---|
| Teams & Standorte | Organisation, Zuordnung von Mitarbeitenden, Feiertagsregion je Standort |
| Abwesenheitsarten | Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub … mit ihren Regeln |
| Schichttypen & -muster | Vorlagen und wiederkehrende Dienstpläne |
| Arbeitszeitmodelle & Zuweisungen | Wochenstunden, Verteilung, Pausen — pro Mitarbeiter:in zugewiesen |
| Feiertagsregionen & -listen | Feiertage je Region (für den automatischen Soll-Abzug) |
| Pausenregeln | Pflichtpausen und automatischer Abzug |
5. Auswertungen & Stundenzettel
Stundenzettel und Konten stehen pro Mitarbeiter:in als PDF bereit (Bereich „Konto"). Für Abrechnungen und Sammel-Auswertungen gibt es Stammdaten → Abrechnungen sowie die Compliance-Berichte. (Details und gesetzliche Auswertungen behandeln wir in einer eigenen Anleitung.)