Start / Arbeitszeitmodelle
Arbeitszeitmodelle anlegen — zwei Beispiele zum Mitmachen
Für HR-Administrator:innen · mit echten Screenshots aus dem Portal
| Beispiel | Worum geht's |
|---|---|
| Patrick Vollzeit, feste Zeiten | 40 h/Woche, Mo–Fr 08–17 Uhr, 1 h Pause. Die Anwesenheit wird automatisch geplant (über ein Schichtmuster). Urlaub/Krankheit ziehen das Soll von allein ab. |
| Beate Teilzeit, flexibel | 35 h/Woche (Mo–Fr je 7 h), 45 min Pflichtpause. Beate plant ihre Anwesenheit für die nächste Woche selbst im Portal. |
So denkt das System (in einem Satz)
- Das Soll (wie viel jemand arbeiten soll) kommt aus dem Arbeitszeitmodell und wird pro Tag automatisch berechnet — inklusive Abzug bei Urlaub, Krankheit und Feiertag.
- Die Schicht ist die Anwesenheits-Planung (das Zeitfenster, z. B. 08–17 Uhr). Sie kommt entweder automatisch aus einem Muster (Patrick) oder wird vom Mitarbeitenden selbst geplant (Beate).
- Das Ist entsteht durchs Stempeln. Plus/Minus auf dem Stundenkonto = Ist − Soll.
Teil A — Admin: einmalig einrichten
Alle Schritte unter Stammdaten im Portal.
-
Pausenregeln festlegen
Stammdaten → Pausenregeln — pro Modell eine Regel, „Nicht erfasste Pausen automatisch abziehen" anhaken.
Regel Pflichtpause Auto-Abzug Patrick – 60 Min Pause 60 min ab 6 h ja Beate – 45 Min Pflichtpause 45 min ab 6 h ja -
Schichttypen anlegen
Stammdaten → Schichttypen — Zeiten und Pause eintragen, die Soll-Stunden berechnet das System selbst.
Schichttyp Zeit Pause ergibt Patrick 08–17 08:00–17:00 60 min 8 h Beate Tagdienst 09:00–16:45 45 min 7 h 
Schichttyp „Patrick 08–17" — Soll-Stunden automatisch auf 8 h. -
Arbeitszeitmodelle anlegen
Stammdaten → Arbeitszeitmodelle — der Button „Mo–Fr 8h vorfüllen" spart Tipparbeit; das Wochen-Soll wird automatisch summiert. „Feiertags-Behandlung" auf Reduziert Soll stellen.
Modell Verteilung Wochen-Soll Pausenregel Patrick Mo–Fr je 8 h 40 h Patrick – 60 Min Pause Beate Mo–Fr je 7 h 35 h Beate – 45 Min Pflichtpause 
Modell „Patrick": 40 h, Mo–Fr je 8 h. Bei „Beate" nach dem Vorfüllen jede Tageszeile von 8 auf 7 ändern → Wochen-Soll 35 h.
-
Nur für Patrick: Schichtmuster anlegen
Stammdaten → Schichtmuster — das Muster ist die „Regel", nach der Patricks Anwesenheit automatisch geplant wird.
- Name: Patrick Mo–Fr 08–17, Wochen-Zyklus: 1
- Slots Montag–Freitag → Schichttyp Patrick 08–17 (Sa/So bleiben frei)
Anwenden: im Schicht-Planer „Pattern anwenden" auf den gewünschten Zeitraum. Schon vorhandene oder bestätigte Tage bleiben dabei unangetastet. Beate bekommt kein Muster — sie plant selbst (Teil B).
Schichtmuster: Wochen-Zyklus + Tabelle „Wochentag → Schichttyp". -
Mitarbeitende dem Modell zuweisen
Stammdaten → Modellzuweisungen — Mitarbeiter:in ↔ Modell ab einem Datum verbinden (z. B. ab Eintritt). Ein späterer Modellwechsel ist jederzeit als neue Zuweisung möglich.
Mitarbeiter:in Modell gültig ab Patrick Vollmann Patrick 01.06.2026 Beate Brandt Beate 01.06.2026 -
Nur für die Selbstplanung (Beate): Self-Service einschalten
Stammdaten → Einstellungen → Tab „Schichten" → „Mitarbeiter-Self-Service erlaubt" anhaken und speichern. Das ist die Voraussetzung dafür, dass Beate ihre Schichten selbst plant. (Gilt mandantenweit; Patrick nutzt es nicht.)
Teil B — Im Alltag
Patrick: läuft automatisch
- Nach dem Anwenden des Musters stehen Patricks Schichten Mo–Fr (je 8 h), Wochenende frei — ohne tägliches Zutun.
- Wird ein Urlaubs- oder Krankheitstag genehmigt, fällt das Soll an dem Tag automatisch auf 0. Im Wochenplan steht dann das Kürzel (z. B. „Ur") statt der Stunden — eine manuelle Korrektur der Schicht ist nicht nötig.
- Patrick stempelt wie gewohnt; das Stundenkonto verrechnet automatisch.
Beate: plant selbst
Beate meldet sich mit ihrem eigenen Login an (sie sieht nur „Mein Bereich") und geht auf Schichten → „+ Schicht anlegen":
- Datum wählen, Schicht ist mit „Beate Tagdienst" vorbelegt.
- Optional eigene Start-/Endzeit eintragen (z. B. 08:00–15:45) — so legt sie ihr persönliches Zeitfenster fest.
- Mit Anlegen entsteht die Schicht im Status „Geplant"; der/die Vorgesetzte kann sie bestätigen. Sie lässt sich jederzeit absagen oder löschen.
- Das wiederholt sie für jeden gewünschten Tag der Folgewoche.
Funktioniert es?
Im Portal durchgespielt und bestätigt:
| Geprüft | Ergebnis |
|---|---|
| Patrick: Tagessoll | Mo–Fr je 8 h, Wochenende 0 → 40 h/Woche ✓ |
| Beate: Tagessoll | Mo–Fr je 7 h, Wochenende 0 → 35 h/Woche ✓ |
| Patrick: genehmigter Urlaubstag | Tagessoll fällt automatisch auf 0 ✓ |
| Patrick: Muster angewandt | Mo–Fr automatisch verplant ✓ |
| Beate: Selbstplanung | Schicht selbst angelegt, „Geplant" ✓ |
Gut zu wissen
- Feiertage automatisch abziehen: dafür muss dem/der Mitarbeitenden eine Feiertagsregion zugeordnet sein (über den Standort oder die Default-Region in den Einstellungen) mit gepflegter Feiertagsliste.
- Pflichtpause: wird über die Pausenregel und/oder die Pausenminuten des Schichttyps sichergestellt; eine vergessene Pause wird automatisch abgezogen.
- Modellwechsel (z. B. Teilzeit → Vollzeit) ist jederzeit über eine neue Modellzuweisung ab Datum möglich.