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Dein Arbeitstag im Portal

Für Mitarbeiter:innen · der tägliche Ablauf, Schritt für Schritt

Im Bereich „Mein Bereich" erledigst du alles Tägliche: einstempeln, Pause buchen, Abwesenheit beantragen und deinen Stundenstand sehen. Melde dich am Portal eurer Firma an — den Link bekommst du per Willkommens-Mail oder von eurer HR/Administration; danach am besten als Lesezeichen speichern.

1. Dein Tag auf einen Blick — „Heute"

Die Startseite zeigt deinen aktuellen Status, dein Stundenkonto, Soll/Ist für heute und die Woche sowie offene Anträge. Von hier kommst du mit einem Klick überall hin.

Dashboard 'Heute'
„Heute": Status, Stundenkonto, Soll-Ist, Wochenüberblick und deine Anträge.

2. Stempeln — Arbeit, Pause, Feierabend

Unter Stempeln (oder direkt über die Schaltfläche auf „Heute"):

  1. Arbeit starten

    Tippe auf ▶ Arbeit starten, sobald du anfängst. Der Status wechselt auf „Du arbeitest seit …".

    Stempeln, nicht eingestempelt
    Ausgangszustand: „Nicht eingestempelt" mit großer Start-Schaltfläche.

  2. Pause & Feierabend

    Während der Arbeit kannst du ⏸ Pause buchen und später fortsetzen. Am Ende ⏹ Arbeit beenden. Deine Einträge des Tages erscheinen direkt darunter.

    Stempeln, Arbeit läuft
    Laufender Zustand mit Pause- und Beenden-Schaltfläche und dem optionalen Activity-Bereich.

  3. Optional: Tätigkeit (Activity) erfassen

    Wenn dein Betrieb Projekt-/Kundenzeiten erfasst, kannst du über + Activity starten deine laufende Arbeit einem Projekt zuordnen. Ist das bei dir nicht nötig, ignorierst du den Bereich einfach.

Pause vergessen? Kein Problem — die gesetzliche/betriebliche Pflichtpause wird automatisch berücksichtigt. Falsche Zeiten korrigierst du per Korrekturantrag (Schritt 5).
Wirklich durchgearbeitet? Ab 6 Stunden schreibt das Gesetz eine Pause vor. Hast du keine gestempelt, zieht das System sie automatisch ab (im Tag-Detail steht dann „Pause · davon … automatisch ergänzt" und der Hinweis „⚠ Pause fehlt"). Wenn du tatsächlich ohne Pause durchgearbeitet hast, öffne den Tag im Kalender und wähle bei „Korrektur" den Punkt „Durchgearbeitet — automatische Pause aufheben". Dann wird der Abzug rückgängig gemacht und der Tag zählt voll. (Der automatische Abzug wird übrigens auf die vorgeschriebene Pause gekappt — es wird nie mehr abgezogen, als das Gesetz verlangt.)
Korrektur-Dialog mit der Auswahl „Durchgearbeitet — automatische Pause aufheben
Im Korrektur-Dialog die Auswahl „Durchgearbeitet — automatische Pause aufheben": hebt den Abzug auf, dokumentiert den Tag aber weiterhin als Pausen-Verstoß (§ 4 ArbZG).
Stempelst du an einem Tablet am Eingang? Dann läuft das Ein-/Ausbuchen per PIN am Gerät — siehe Anleitung „Stempel-Terminal". Nach der PIN-Eingabe siehst du dort auch deinen Saldo, Soll-Ist und Resturlaub und kannst dir den Stundenzettel per E-Mail schicken.

3. Deine Schichten selbst planen (falls freigeschaltet)

Arbeitest du in einem flexiblen Modell, planst du deine Anwesenheit für die kommende Woche unter Schichten → + Schicht anlegen selbst: Datum wählen, ggf. eigene Start-/Endzeit eintragen, fertig. Deine Führungskraft kann die Planung bestätigen.

Schicht selbst planen
Selbst geplante Schicht im Status „Geplant" — jederzeit absagen oder löschen, solange nicht bestätigt.

4. Abwesenheit beantragen — Urlaub & Krankheit

Unter Abwesenheit → + Neuer Antrag: Art wählen (z. B. Urlaub), Zeitraum angeben, optional Halbtage. Das Portal rechnet die Arbeitstage live aus. Mit ▶ Antrag senden geht er an deine Führungskraft; Status „Ausstehend". Solange er nicht genehmigt ist, kannst du ihn zurückziehen.

Abwesenheitsantrag
Urlaubsantrag mit Live-Berechnung der Arbeitstage.

5. Kalender & Korrektur beantragen

Der Kalender zeigt deinen Monat (abgeschlossen ●, läuft ◐, Abwesenheit 🏖, Feiertag 🎉). Ein Klick auf einen Tag öffnet die Details mit allen Einträgen.

Stimmt etwas nicht (vergessen zu stempeln, falsche Zeit)? Im Tag-Detail auf 📝 Korrekturantrag stellen — deine Führungskraft prüft und genehmigt die Änderung. Der ursprüngliche Eintrag bleibt nachvollziehbar erhalten.

Selbstkorrektur (falls freigeschaltet). Hat deine HR die Selbstkorrektur für dich aktiviert und liegt der Tag im erlaubten Zeitfenster (meist die letzten 7 Tage), heißt der Button „Korrektur erfassen" — deine Korrektur wird dann sofort wirksam, ohne Genehmigung (und protokolliert). Der Dialog sagt dir das ausdrücklich. Ältere oder bereits abgerechnete Tage laufen weiterhin über den Antragsweg.
Kalender-Monatsansicht
Monatsansicht mit Status-Symbolen pro Tag.
Tag-Detail mit Korrektur
Tag-Detail: Einträge ansehen, Korrektur stellen, Schicht eintragen oder Abwesenheit beantragen.

6. Stundenkonto & Stundenzettel

Unter Konto siehst du deinen aktuellen Saldo und die Veränderung pro Woche/Monat/Jahr. Den Monats-Stundenzettel lädst du dir als PDF herunter.

Das PDF zeigt je Tag deine gestempelten Arbeitszeiten als Unterzeile (z. B. 05:45–12:30 · 16:30–20:30) — so ist nachvollziehbar, wie sich Ist-Stunden und der Pausenabzug zusammensetzen. Pausen erscheinen dabei als Lücke zwischen den Arbeits-Segmenten. (Ob die Stempelzeiten erscheinen, legt die HR-Verwaltung fest; standardmäßig an.)

Stundenkonto
Stundenkonto mit Saldo, Verlauf und PDF-Stundenzettel.

Statt eines ganzen Monats kannst du über Zeitraum… einen frei wählbaren Von–Bis-Zeitraum wählen (z. B. für eine Abrechnung über die Monatsmitte) und den Stundenzettel vorab als Vorschau am Bildschirm prüfen, bevor du das PDF herunterlädst.

Im Stundenzettel-Kopf steht Saldo zu Beginn + Konto-Veränderung = Saldo am Ende — das ist der gebuchte Kontostand und enthält nur abgeschlossene Wochen/Tage. Weicht das vom reinen Soll/Ist der Tabelle ab (etwa wegen einer noch laufenden Woche), zeigt der Zettel zusätzlich die Zeile „Soll/Ist im Zeitraum": deine Soll-minus-Ist-Differenz inklusive der laufenden Woche. Beide Werte gleichen sich an, sobald der Zeitraum vollständig abgeschlossen ist.

Wochen-Soll-Modell? Manche Arbeitszeitmodelle (flexible Arbeitstage) rechnen das Soll pro Woche statt pro Tag. Erkennbar am Hinweis auf der Konto-Seite und daran, dass im Stundenzettel oben je Tag nur das Ist steht (Spalte „Soll" mit „—"). Das volle Wochen-Soll wird zu Wochenbeginn fällig und füllt sich im Lauf der Woche mit deinen Ist-Stunden wieder auf — deshalb kann der Saldo am Wochenanfang stark schwanken. Krankheits-, Urlaubs- und Feiertage stehen im Tagesteil mit „—", reduzieren aber das Wochen-Soll um einen Tag (ein halber Tag um einen halben). Die Tabelle Wochen-Soll im PDF zeigt je Kalenderwoche Soll/Ist/Saldo; Wochen, die über die Monatsgrenze laufen, sind „(anteilig)" markiert und zählen nur mit ihren Tagen im Monat.

7. Nachrichten — lesen, bestätigen, selbst senden

Unter Nachrichten findest du interne Mitteilungen — an den ganzen Betrieb, an dein Team oder gezielt an dich. Die Zahl am Menüpunkt zeigt, wie viele Nachrichten noch offen sind; aktuell fällige erscheinen zusätzlich oben auf Heute.

  1. Lesen & bestätigen

    Neue Nachrichten sind im Eingang als „Neu" markiert. Manche Mitteilungen (z. B. Sicherheitshinweise) verlangen eine Bestätigung — tippe dazu auf ✓ Bestätigen, direkt auf „Heute" oder im Eingang. Zeitpunkt und Weg deiner Bestätigung werden für den Absender nachvollziehbar protokolliert. Am Terminal erscheinen offene Nachrichten gleich nach der PIN-Eingabe — Bestätigen funktioniert dort ebenfalls über deine PIN.

    Nachrichten-Eingang mit neuen und bestätigungspflichtigen Nachrichten
    Der Eingang: neue Nachrichten mit „Neu"-Markierung, bestätigungspflichtige mit Rahmen und ✓-Schaltfläche, jede mit Kategorie, Absender und Gültigkeit.
    Dashboard mit Nachrichten-Karte
    Aktuell fällige Nachrichten erscheinen zusätzlich oben auf „Heute" — Bestätigen geht direkt von dort.

  2. Bilder ansehen und reagieren

    Eine Nachricht kann Bilder enthalten — tippe auf ein Vorschaubild, um es groß zu sehen. Die Bilder sind privat: nur Empfänger, Absender und die HR-Verwaltung können sie öffnen.

    Erlaubt der Absender es, kannst du mit einem Emoji reagieren und — je nach Einstellung deines Betriebs — eine kurze Antwort hinterlassen. Beides ist für alle Empfänger der Nachricht sichtbar, mit deinem Namen. Ein zweiter Tipp auf dasselbe Emoji nimmt deine Reaktion wieder zurück.

    Nachricht mit zwei Bildern, Emoji-Leiste und namentlichen Kurzantworten
    Eine Nachricht mit Bildern: darunter die Emoji-Leiste (die eigene Reaktion ist hervorgehoben) und die Kurzantworten der Kolleginnen und Kollegen — jeweils mit Namen.
    Eingabefeld für eine kurze Antwort
    „Antworten" öffnet ein kurzes Textfeld. Du hast eine Antwort je Nachricht; sie lässt sich jederzeit ändern oder entfernen.
    Bild in der Großansicht mit Bildunterschrift
    Großansicht mit Bildunterschrift — schließen per ✕ oder Escape.

  3. Selbst eine Nachricht senden

    Über Neue Nachricht schreibst du selbst: Titel, Text, Kategorie, Zielgruppe (ganzer Betrieb, Teams oder einzelne Personen) und Gültigkeitszeitraum. Optional: Bestätigung anfordern, Hinweiston am Terminal, Benachrichtigung per E-Mail — und Reaktionen erlauben. Hinweis: Dein Betrieb kann den Empfängerkreis pro Person einschränken — dann zeigt das Formular nur die freigegebenen Ziele.

    Mit Bild hinzufügen hängst du Fotos an (PNG, JPEG oder WebP). Jedes Bild bekommt auf Wunsch eine Bildunterschrift. Beim Hochladen werden die Bilder verkleinert und alle Standortdaten aus dem Foto entfernt.

    Dialog Neue Nachricht mit zwei Bildanhängen und der Option Reaktionen erlauben
    „Neue Nachricht" mit zwei Bildern und Bildunterschriften. Unten die vier Optionen: Bestätigung, Hinweiston am Terminal, E-Mail und Reaktionen erlauben.
    Dialog Neue Nachricht
    Ohne Bilder: Empfänger-Teams als Auswahl-Chips und der Gültigkeitszeitraum.

  4. Wer hat's gelesen?

    Im Reiter Gesendet siehst du für deine eigenen Nachrichten, wie viele Empfänger sie gesehen und bestätigt haben — per Lesestatus auch im Detail pro Person. Nicht mehr benötigte Nachrichten kannst du stornieren.

    Gesendet-Ansicht mit Lese-Zählern
    „Gesendet": pro Nachricht Zielgruppe, Gültigkeit und die Zähler „gesehen / bestätigt".
    Lesestatus-Dialog mit Empfängerliste
    Der Lesestatus im Detail: wer hat wann gesehen bzw. bestätigt — inklusive Weg (Web oder Stempel-Terminal).
Gesehen vs. bestätigt: „Gesehen" wird automatisch gesetzt, sobald dir eine Nachricht angezeigt wurde (Nachrichten-Seite oder Terminal). „Bestätigt" ist deine aktive Entscheidung — nur sie gilt als verbindliche Kenntnisnahme.
Eine Reaktion ist keine Bestätigung. Ein Emoji oder eine Kurzantwort zählt nie als Kenntnisnahme — verlangt eine Nachricht eine Bestätigung, musst du zusätzlich ✓ Bestätigen drücken. Reaktionen sind außerdem für alle Empfänger namentlich sichtbar, anders als der Lesestatus.

Häufige Fragen

Eine Saldo-Zahl ist im Minus — stimmt das?

Wichtig ist, welche Zahl du meinst — das Portal zeigt zwei verschiedene:

Das Dashboard trennt beides bewusst: Die Kachel „Stundenkonto" zeigt deinen echten Saldo, und die Aufschlüsselung „Bilanz auf das Stundenkonto" macht sichtbar, dass der noch offene Tag dein Konto (noch) nicht verändert.

„Konto erklären". Verstehst du deinen Saldo nicht? Über „Konto erklären" bekommst du eine Herleitung Woche für Woche (Soll gegen Ist) plus eine automatische Prüfung auf Auffälligkeiten. Steht dort „Keine Auffälligkeiten — das Konto ist schlüssig", ist dein Saldo rechnerisch in Ordnung; sonst siehst du genau, welche Tage ihn bewegen.
Dialog „Konto erklären
„Konto erklären": Woche für Woche Soll gegen Ist (Δ) plus die Prüfung auf Auffälligkeiten.

Ich habe vergessen auszustempeln.

Öffne den betroffenen Tag im Kalender und stelle einen Korrekturantrag mit der richtigen Zeit.

Wo sehe ich, ob mein Antrag genehmigt wurde?

Auf „Heute" unter Meine Anträge, im Bereich Anträge oder direkt auf der Abwesenheits-Seite (Status: Ausstehend / Genehmigt / Abgelehnt).

Du bist Führungskraft? → Anleitung für Manager / Teamleitung