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Für HR-Administrator:innen · Schritt-für-Schritt-Anleitung

Damit ein Mensch mit itsdave HR arbeiten kann, braucht er zwei Dinge: ein Benutzerkonto (Login mit E-Mail & Passwort) und einen Mitarbeiter-Datensatz (Personalstammsatz). Diese Anleitung verbindet beides in der richtigen Reihenfolge.

Vorab: Wer darf was? (Rollen)

Die Rolle am Benutzerkonto entscheidet, was jemand im Portal sieht und tun darf. Die wichtigsten Rollen:

RolleDarf …
HR Employee (Mitarbeiter:in) eigene Zeiten stempeln, Kalender/Stundenkonto sehen, Urlaub/Korrekturen beantragen. Jede:r angelegte Mitarbeiter:in bekommt diese Rolle automatisch.
HR Manager zusätzlich das eigene Team sehen, Anträge genehmigen, Dienstpläne planen.
HR Administrator Vollzugriff auf Stammdaten: Mitarbeiter, Arbeitszeitmodelle, Schichten, Einstellungen.
HR Project Manager · HR Works Council · HR Auditor Spezialrollen (Projektzeiten / Betriebsrat-Aggregate / nur-lesende Prüfung). Bei Bedarf vergeben.
Faustregel: Normale Beschäftigte brauchen keine Rolle manuell — sie erhalten HR Employee automatisch (Schritt 3). Nur für Manager oder Administrator wird eine Rolle zusätzlich gesetzt (Schritt 2).

Braucht jede:r eine E-Mail und einen Login?

Nein. Eine E-Mail wird nur gebraucht, wenn sich die Person selbst anmeldet (Web-Portal oder App) — dann ist die E-Mail die Anmelde-Adresse und muss eindeutig sein. Wer nur erfasst werden soll oder am Terminal per PIN stempelt, braucht keine E-Mail. Pflicht im Mitarbeiter-Datensatz sind nur Personalnummer, Vor- und Nachname — die Personalnummer ist die eindeutige Kennung, nicht die E-Mail.

ErfassungswegE-Mail nötig?Eigener Login?Identifikation
Self-Service (Web/App): selbst stempeln, Anträge stellen Ja, eindeutig Ja (Benutzerkonto) E-Mail + Passwort
Kiosk-/Terminal-Stempeln Nein Nein — ein Login pro Gerät Personalnummer + PIN
Erfassung durch Manager / HR Nein Nein reiner Mitarbeiter-Datensatz
Faustregel: E-Mail = eigener Login. Für reine Terminal-/Stempelnutzer genügt der Mitarbeiter-Datensatz (Personalnummer, fürs Terminal zusätzlich eine PIN). Die Schritte unten brauchst du nur, wenn die Person sich selbst anmelden soll — sonst genügt Schritt 3 (Mitarbeiter anlegen, Feld „Frappe-User" einfach leer lassen).

So geht's

Dieser Ablauf gilt für Personen mit eigenem Login. Für reine Terminal-/ Stempelnutzer ohne E-Mail überspringst du Schritt 1–2 und legst nur den Mitarbeiter an (Schritt 3, ohne „Frappe-User").

  1. Benutzerkonto (Login) anlegen

    Im Administrationsbereich die Benutzerverwaltung öffnen (https://hr.test/app/user) und „+ New" wählen. Eintragen:

    • Email — die Anmelde-/Dienstadresse, z. B. hans.mueller@firma.de
    • First Name / Last Name — Vor- und Nachname
    • Send Welcome Email — angehakt lassen: der/die Neue erhält eine Mail mit Link zum eigenen Passwort setzen.

    Mit Save speichern. (Ohne Mailversand kann das Passwort später über Password am Benutzer gesetzt werden.)

    Neuer Benutzer — Grunddaten
    Neues Benutzerkonto: E-Mail, Name und „Send Welcome Email".

  2. Nur für Manager / Administrator: Rolle ergänzen

    Am gespeicherten Benutzer auf den Reiter „Roles & Permissions" wechseln und die passende Rolle anhaken — z. B. HR Manager oder HR Administrator — dann Save.

    Für reine Beschäftigte ist hier nichts zu tun: HR Employee wird im nächsten Schritt automatisch gesetzt.

    Rollen am Benutzer auswählen
    Reiter „Roles & Permissions": „HR Employee" ist gesetzt; Manager/Admin hier zusätzlich anhaken.

  3. Mitarbeiter-Datensatz anlegen und mit dem Login verbinden

    Im Portal Stammdaten → Mitarbeiter öffnen und „+ Neuer Mitarbeiter" wählen. Ausfüllen:

    • Personalnummer, Vorname, Nachname
    • E-Mail — dieselbe wie beim Login
    • Frappe-User — hier genau die E-Mail des Benutzerkontos aus Schritt 1 eintragen. Das ist die Verbindung zwischen Person und Login.
    • optional: Eintrittsdatum, Abteilung, Standort, Genehmiger

    Mit Anlegen speichern. Dadurch erhält das verknüpfte Benutzerkonto automatisch die Rolle HR Employee.

    Mitarbeiter-Formular mit Feld Frappe-User
    Mitarbeiter-Formular — im Feld „Frappe-User" die Login-E-Mail eintragen.
    Reihenfolge beachten: Das Benutzerkonto (Schritt 1) muss vor dem Verknüpfen existieren. Trägt man im Feld „Frappe-User" eine E-Mail ein, zu der es noch kein Konto gibt, schlägt das Speichern fehl.

  4. Fertig — erste Anmeldung

    Die Person öffnet den Link aus der Willkommens-Mail, vergibt ihr Passwort und meldet sich am Portal an: https://hr.test/itsdave_hr

    Mitarbeitende landen direkt im Bereich „Mein Bereich" (Stempeln, Kalender, Abwesenheit …). Manager sehen zusätzlich den Team-Bereich, Administrator:innen die Stammdaten.

PIN fürs Terminal setzen

Mitarbeitende, die am Stempel-Terminal erfassen (ohne eigenen Login), brauchen statt E-Mail/Passwort eine PIN. Die vergibst du direkt am Mitarbeiter-Datensatz — das geht für HR-Administration und Manager:

  1. Mitarbeiter öffnen

    Stammdaten → Mitarbeiter → die Person anklicken. Der Abschnitt „Terminal-PIN" erscheint nur am gespeicherten Datensatz, nicht beim Neuanlegen — also ggf. erst anlegen (Schritt 3 oben), dann erneut öffnen.

  2. PIN vergeben

    Im Abschnitt „Terminal-PIN" eine 4- bis 8-stellige Ziffern-PIN eingeben und auf „PIN setzen" klicken. Ist bereits eine PIN hinterlegt, heißt der Knopf „PIN ändern"; der Status zeigt dann „PIN gesetzt". Mit „PIN entfernen" löschst du sie wieder.

    Abschnitt Terminal-PIN am Mitarbeiter
    Abschnitt „Terminal-PIN": PIN (4–8 Ziffern) eingeben → „PIN setzen" bzw. „PIN ändern" / „PIN entfernen".
Die PIN wird nur verschlüsselt (gehasht) gespeichert — der Klartext ist nirgends einsehbar. Nach mehreren Fehlversuchen sperrt das System die PIN kurz. Eine vergessene PIN setzt du einfach neu. Am Terminal identifiziert sich die Person dann mit Name/Personalnummer + PIN.

Checkliste

✔Punkt
☐Benutzerkonto mit E-Mail angelegt, aktiv (Enabled)
☐Passwort gesetzt — per Willkommens-Mail oder manuell
☐Rolle vorhanden: HR Employee (automatisch) bzw. Manager/Administrator (manuell)
☐Mitarbeiter-Datensatz angelegt, Feld Frappe-User = Login-E-Mail
☐Testanmeldung erfolgreich
☐Nur Terminal-Nutzer: PIN gesetzt (Abschnitt „Terminal-PIN" am Mitarbeiter)

Häufige Fragen

Die Anmeldung funktioniert nicht.

Prüfen, ob das Benutzerkonto aktiv ist und ein Passwort gesetzt wurde. Über Password am Benutzer lässt sich ein neues vergeben oder die Willkommens-Mail erneut senden.

Der/die Neue sieht keine Manager- oder Stammdaten-Seiten.

Dann fehlt die Rolle. In der Benutzerverwaltung unter „Roles & Permissions" HR Manager bzw. HR Administrator ergänzen und speichern (Schritt 2). Nach erneuter Anmeldung sind die Bereiche sichtbar.

Beim Speichern des Mitarbeiters kommt eine Fehlermeldung zum „Frappe-User".

Das Benutzerkonto zu dieser E-Mail existiert noch nicht. Erst Schritt 1 ausführen, dann den Mitarbeiter verknüpfen. Achtung: Die E-Mail muss exakt übereinstimmen.

Muss ich für jede:n Mitarbeiter:in ein Login (mit E-Mail) anlegen?

Nein. Ein Login mit E-Mail braucht nur, wer sich selbst anmeldet (Web/App). Ein reiner Mitarbeiter-Datensatz ohne „Frappe-User" ist möglich — solche Mitarbeitenden stempeln am Terminal per PIN oder ihre Zeiten werden von Manager/HR erfasst. Details siehe Abschnitt „Braucht jede:r eine E-Mail und einen Login?" oben.

Verwandte Anleitung: Arbeitszeitmodelle anlegen — zeigt, wie der neue Mensch danach sein Arbeitszeitmodell und (bei flexiblen Modellen) die Selbstplanung bekommt.