Start / Stempel-Terminal

Stempel-Terminal (Tablet)

Ein Tablet am Eingang, an dem sich Mitarbeitende per PIN ein- und ausbuchen

So läuft eine Buchung am Terminal

Auf dem Tablet zeigt der Startbildschirm eine schmale Wetterleiste (heute + 7 Tage), darunter die heutigen/geplanten Abwesenheiten und die Mitarbeiter-Kacheln. Ablauf: Kachel tippen → PIN → Kommen / Gehen / Pause Beginn / Pause Ende → kurze Bestätigung → automatischer Rücksprung zur Übersicht.

Teil A — HR-Administration: Terminal einrichten

1. Terminal-Benutzer anlegen

   Das Tablet meldet sich dauerhaft mit einem eigenen Benutzerkonto an. Lege dafür in der Benutzerverwaltung (https://hr.test/app/user) einen Benutzer an und gib ihm die Rolle HR Terminal (siehe Benutzer anlegen). Ein Konto pro Gerät.

2. Terminal anlegen

   Stammdaten → Terminals → + Neues Terminal. Felder:

   • Terminal-Name und Terminal-User (das Konto aus Schritt 1).
   • Standort — dient als Fallback für den Mitarbeiter-Scope.
   • Koordinaten (Breiten-/Längengrad) — für die Wetteranzeige und als Geo-Default beim Stempeln.
   • Scope: Abteilungen und/oder einzelne Mitarbeitende (Vereinigung beider Listen). Bleibt beides leer, gelten alle aktiven Mitarbeitenden des Standorts.
   • Wetter anzeigen an/aus.

   

3. PINs vergeben

   Jede Person, die am Terminal stempeln soll, braucht eine PIN. Diese setzt du am Mitarbeiter-Datensatz (Abschnitt „Terminal-PIN", 4–8 Ziffern) — Schritt für Schritt unter „PIN fürs Terminal setzen".

   

Teil B — Tablet aufstellen (Provisionierung)

Damit sich das Tablet ohne Tippen anmeldet, gibt es einen Einmal-Kopplungslink:

1. Kopplungslink erzeugen

   Terminal öffnen → Abschnitt „Tablet einrichten" → „Pairing-Link erzeugen". Es erscheinen ein QR-Code und ein Link.

   

2. Am Tablet öffnen

   Auf dem Tablet den QR-Code scannen oder den Link öffnen. Das Gerät meldet sich automatisch als Terminal-Benutzer an und zeigt den Stempel-Startbildschirm — ganz ohne Eingabe von Zugangsdaten.

3. Als Vollbild-App ablegen

   Im Browser des Tablets „Zum Home-Bildschirm" wählen (iOS Safari: Teilen-Menü → „Zum Home-Bildschirm"; Android Chrome: Menü → „Zum Startbildschirm hinzufügen"). Das itsdave-HR-App-Icon öffnet das Terminal danach randlos im Vollbild.

Teil C — Mitarbeitende: Ein- und Ausstempeln

1. Eigene Kachel tippen & PIN eingeben

   Auf dem Startbildschirm die eigene Kachel antippen und die persönliche PIN eingeben.

   

2. Aktion wählen

   Nach korrekter PIN erscheinen die Aktionen Kommen, Gehen, Pause Beginn, Pause Ende samt aktuellem Status und heute gearbeiteter Zeit.

   

3. Bestätigung

   Eine kurze Bestätigung („Willkommen" bzw. „Auf Wiedersehen") zeigt Status und den heutigen Verlauf, danach springt das Tablet automatisch zur Übersicht zurück — das nächste Team-Mitglied kann stempeln.

Betrieb & Monitoring

• Dauerbetrieb: Solange das Tablet online ist, hält ein Signal alle ~10 Sekunden die Sitzung offen — das Gerät bleibt angemeldet. Ein grüner Online-Punkt oben im Terminal zeigt den Verbindungsstatus.
• Sitzung abgelaufen: Falls die Anmeldung doch endet, zeigt das Terminal „Sitzung abgelaufen → Neu laden". Hilft das nicht, einen neuen Kopplungslink erzeugen (Teil B).
• Überblick: Die Terminal-Liste in den Stammdaten zeigt pro Gerät Online/Offline + „zuletzt gesehen".

Updates & automatischer Neustart

• Backend-Änderungen (Logik/Auswertung) wirken sofort nach dem Deploy — das Tablet muss nichts tun.
• Oberflächen-Änderungen werden mitgeliefert: Jedes Tablet erkennt die neue Version und lädt sich im Leerlauf innerhalb von etwa einer Minute automatisch neu.
• Nie mitten in einer Buchung: Läuft gerade eine PIN-Eingabe oder ein Stempelvorgang, wird das Update zurückgestellt und erst beim Rücksprung zur Übersicht angewandt.
• Kein Cache-Leeren und kein „App neu installieren" nötig.

Online-Betrieb (kein Offline-Modus)

Das Terminal arbeitet derzeit nur online: Es gibt keinen Offline-Modus und keine Stempel-Warteschlange bei Netzausfall. Bei Verbindungsverlust zeigt der Kiosk den Offline-Status; Stempeln ist erst wieder möglich, sobald die Verbindung zurück ist. Eine Offline-Fähigkeit ist als späteres Thema vorgesehen.

Wetter & Standort

• Wetter: Die Wetterleiste (heute + 7 Tage) stammt von Open-Meteo (ohne Schlüssel) und bezieht sich auf die Terminal-Koordinaten. Ohne Koordinaten oder mit „Wetter anzeigen = aus" bleibt die Leiste leer.
• Standort beim Stempeln: Terminal-Buchungen erhalten die Terminal-Koordinaten als Standort-Vorgabe (Quelle „terminal_default") — aber nur, wenn in den Einstellungen die Geolocation aktiviert ist. Sonst werden keine Koordinaten gespeichert.

Datenschutz

Am Terminal sehen alle die Namen der Scope-Mitarbeitenden und deren Abwesenheiten. Halte den Scope deshalb bewusst eng (nur die Personen, die wirklich an diesem Gerät stempeln). PINs werden nur verschlüsselt gespeichert, der Kopplungs-Token ist einmalig und ebenfalls nur verschlüsselt hinterlegt.

Wenn etwas nicht klappt

„Terminal nicht bereit"

Die Sitzung ist keinem aktiven Terminal zugeordnet. Prüfen: Ist der Terminal-User korrekt am Terminal hinterlegt und das Terminal aktiv? Ggf. neu koppeln (Teil B).

Keine Wetteranzeige

Koordinaten am Terminal gesetzt und „Wetter anzeigen" aktiv? Falls Geo-bezogene Funktionen generell aus sind, in den Einstellungen prüfen.

PIN gesperrt

Nach zu vielen Fehlversuchen: 5 Minuten warten oder im Mitarbeiter-Formular die PIN neu setzen.