ERPNext 3CX-Integration
Telefonanlage und ERP in einem Bild: Wer anruft, was offen ist und was zuletzt war – schon beim ersten Klingeln.
Telefonie und ERP – endlich auf demselben Stand
Das Telefon klingelt, und bevor Sie abheben, sehen Sie im ERP, wer anruft: Name, Firma, offene und überfällige Rechnungen, die letzten Angebote, Aufträge und Gespräche. Zurückrufen geht mit einem Klick auf jede Telefonnummer oder über die Schnellwahl. Jedes Gespräch landet automatisch im Anrufprotokoll beim richtigen Kunden, und das Telefonbuch der 3CX kennt alle Kontakte aus dem ERP. Kein Suchen, kein Abtippen, kein Nachtragen.
So sieht es im Alltag aus
Alles läuft direkt in ERPNext, ohne Zusatzprogramm am Arbeitsplatz. Klicken Sie sich durch die Funktionen:
Wer anruft – und was gerade wichtig ist
Beim Klingeln öffnet sich ein Fenster mit Kontakt und Firma, dem Hinweis auf offene und überfällige Rechnungen, den letzten Belegen und den letzten E-Mails und Anrufen. Ein blaues Kennzeichen zeigt, ob der Anruf über die Zentrale kommt. Nimmt eine Kollegin ab, schließt sich das Popup bei allen anderen von selbst.
Vorbereitet ins Gespräch – jedes Mal
Ob Angebot in Abstimmung, überfällige Rechnung oder die Reklamation von letzter Woche: Das Popup zeigt, was zum Anrufer gerade zählt, bevor das erste Wort fällt. Die Übersicht richtet sich nach den Rechten des jeweiligen Benutzers – wer keine Rechnungen sehen darf, sieht sie auch hier nicht. Gepflegt wird nichts doppelt: Die Integration liest aus den Daten, die in ERPNext ohnehin vorhanden sind.
Sicher angebunden, ohne offene Türen
Die Integration nutzt ausschließlich die offiziellen Schnittstellen der 3CX, die Konfigurations-API und die Call Control API. Alle Verbindungen baut das ERP selbst auf, verschlüsselt per HTTPS. Die Telefonanlage muss das ERP nicht erreichen: keine Portfreigabe, kein Reverse Proxy, keine Zusatzsoftware auf der Anlage, die ein 3CX-Update überstehen müsste. Benutzer telefonieren nur von ihren eigenen Nebenstellen, das prüft der Server bei jedem Anruf.
Durchdacht bis ins Detail
Mehrere Nebenstellen, geteilte Hotlines
Büro und Homeoffice, zwei Standorte oder eine gemeinsame Service-Hotline: Ein Benutzer kann mehrere Nebenstellen haben, eine Nebenstelle mehrere Benutzer. Beim Anrufen fragt das ERP, von welcher aus gewählt werden soll, und merkt sich auf Wunsch die Wahl.
Telefonbuch, das sich selbst pflegt
Alle ERP-Kontakte mit Nummer stehen im Firmentelefonbuch der 3CX – auf Tischtelefon, Softphone und 3CX-App. Von Hand gepflegte oder aus Microsoft 365 synchronisierte Einträge bleiben unberührt.
Stammnummer erkennt Durchwahlen
Die Zuordnung sucht den längsten passenden Anfang. Ist bei einer Firma nur die Zentrale gepflegt, wird auch der Anruf von der Durchwahl erkannt.
Popups nach Wunsch
Popups lassen sich pro Benutzer und Nebenstelle einstellen und von jedem selbst mit einem Klick pausieren, etwa für die Dauer einer Besprechung.
Nichts geht verloren
Live-Ereignisse füllen das Anrufprotokoll in Echtzeit, ein Abgleich alle fünf Minuten ergänzt, was etwa während eines Anlagen-Updates angefallen ist.
Für jede Rolle der passende Nutzen
Vom Empfang bis zur IT: Jede:r profitiert an einer anderen Stelle.
Zentrale & Empfang
- Sofort sehen, wer anruft und zu welchem Kunden er gehört
- Anrufe über Zentrale und Warteschleifen am Kennzeichen erkennen
- Anrufnotiz mit einem Klick, für die Kollegin, die zurückruft
Häufige Fragen
Welche 3CX wird vorausgesetzt?
3CX in Version 20 in der AI- oder Enterprise-Edition. Nur diese Editionen bieten den API-Zugang, über den die Integration arbeitet. Ob die Anlage gehostet oder lokal betrieben wird, spielt keine Rolle.
Muss unser ERP dafür aus dem Internet erreichbar sein?
Nein. Alle Verbindungen gehen vom ERP zur 3CX, per HTTPS auf Port 443. Die Telefonanlage meldet sich nie von sich aus beim ERP, eine Portfreigabe ins ERP ist nicht nötig.
Wird auf der Telefonanlage etwas installiert?
Nein. Auf der 3CX wird lediglich ein API-Zugang angelegt. Es gibt keine Zusatzsoftware und keine Skripte auf der Anlage, die ein 3CX-Update überstehen müssten.
Was passiert mit unserem bestehenden 3CX-Telefonbuch?
Es bleibt erhalten. Die Integration verwaltet nur die Einträge, die sie selbst angelegt und markiert hat. Von Hand gepflegte Kontakte oder solche aus Microsoft 365 und Google bleiben unverändert.
Funktioniert das auch mit Softphone und 3CX-App?
Ja. Beim Anrufen aus dem ERP klingelt das Gerät, das an Ihrer Nebenstelle angemeldet ist – Tischtelefon, Softphone oder die 3CX-App auf dem Handy. Das Popup erscheint im ERP im Browser.
Sieht jede:r im Popup alle Kundendaten?
Nein. Popup, Schnellwahl und Anrufprotokoll laden die Daten mit den Rechten des angemeldeten Benutzers. Was jemand in ERPNext nicht lesen darf, erscheint auch im Popup nicht.
Wie aufwändig ist die Einführung?
Überschaubar: API-Zugang in der 3CX anlegen, App in ERPNext installieren, Nebenstellen zuordnen, fertig. Wir richten das gemeinsam mit Ihnen ein; ein bebildertes Handbuch begleitet Anwender und Administration Schritt für Schritt.
Anleitungen & Handbuch
Schnelleinstieg für Anwender, Installationsanleitung für die IT und ein erweitertes Handbuch mit allen Funktionen, Sicherheitskonzept und Fehlersuche.
